LE REGLEMENT INTERIEUR


DSC_2163Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’Association Action Risque Zéro Frontignan (ARZF), dont le siège social est situé à Frontignan,(adresse du Président en exercice) a pour objet de favoriser l’information, la prévention, la protection et la défense des habitants de la commune de Frontignan et ses environs quant aux risques industriels et aux pollutions de toutes sortes qui pèsent sur eux.

Article 1 : les membres actifs et adhérents en cours d’exercice doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration dans le courant du 1 er trimestre de l’année civile. Le paiement s’effectuera par chèque à l’ordre d’ARZF à réception de l’appel de cotisation et au plus tard le jour de la 1ère Assemblée Générale de l’année. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise.

Article 2 : l’association a vocation à accueillir de nouveaux membres. La demande d’adhésion se fait contre remise du bulletin d’adhésion signé, accompagnée du chèque du montant de la cotisation annuelle. Selon les dispositions de l’article 4 des statuts, les adhésions seront effectives suite à agrément du bureau. L’encaissement du chèque de cotisation vaudra acceptation. Les membres démissionnaires devront adresser un courrier en simple lettre. Tout membre n’ayant pas réglé sa cotisation au terme de l’année civile suivant celle de l’appel à cotisation sera considérée comme démissionnaire.

Article 3 : mode de convocation des assemblées.
Les assemblées générales se tiendront conformément aux dispositions statutaires, les convocations se feront par parution dans au moins un quotidien régional, dans la rubrique locale ou par courriers ou mails.

Article 4 : déroulement des assemblées.
Les personnes pouvant participer au vote devront être à jour de leur cotisation et avoir signé la feuille de présence lors de leur arrivée à l’assemblée. Les adhérent(e)s absent(e)s le jour de l’assemblée peuvent se faire représenter par un(e) adhérent(e) de leur choix à jour de sa cotisation. Les procurations sont autorisées dans la limite de deux mandats par porteur.

Article 5 : mode de scrutin.
Pour chaque assemblée, à l’examen de chaque question à l’ordre du jour et après débats, le Président propose un vote à main levée.

Article 6 : remplacement et renouvellement des membres du Conseil d’Administration.
Les renouvellements se feront selon les modalités de l’article 9 des statuts. Le remplacement des sièges du Conseil d’Administration devenus vacants interviendra lors de la prochaine AG Ordinaire, sauf dans le cas où le nombre de membre devient inférieur à 6. Dans ce cas il convient de convoquer l’AGO dans le mois qui suit la constatation faite par le CA ou le bureau.
Les candidats au poste à renouveler ou à remplacer doivent se faire connaître au Président par courrier simple dans les 8 jours précédant la tenue de l’AGO. Ces membres doivent être à jour de leur cotisation.
Si le nombre de candidats est égal au nombre de postes devenus vacants, il est procédé à un vote à main levée.
En cas de défaut de candidature par courrier, les candidatures spontanées seront acceptées. Si le nombre de candidatures régulièrement déclarées et maintenues est supérieur au nombre de postes vacants, il est procédé à un vote à bulletin secret. Il est proposé aux votants, sur la liste de tous les candidats, après barrement, de laisser apparaître les noms des candidats de leur choix, en nombre au plus égal aux nombre de poste à pourvoir.

Article 7 : le présent règlement sera soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale Ordinaire, conformément à l’article 13 des statuts.

Article 8 : modification du règlement intérieur.
Des modifications peuvent se faire par le CA sur proposition du bureau, avant approbation par l’Assemblée Générale Ordinaire.

Article 9 : diffusion du RI.
Le règlement intérieur approuvé par l’AGO ainsi que ses modifications doit être diffusé à tous les membres.

Article 10 : rôles et attributions du Conseil d’Administration et du bureau

Conseil d’Administration (compléments à l’article 10 des statuts) :
– Le Conseil d’Administration est l’organe souverain de l’association.
– Il est donc décideur en tout point.
– Il désigne ses représentants dans les diverses instances et commissions.

Le Bureau
– Le bureau est l’organe exécutif de l’association (réunion : voir article 10 des statuts).
– Les membres du bureau ne devront pas excéder la moitié du nombre des membres du CA.
– Il est chargé de la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration.
– Il est en mesure de prendre toutes les décisions de gestion.

– Il doit avoir connaissance de tous courriers et informations parvenant à l’association.
– Il valide avant envoi les courriers de tous les membres.
– Il assure l’organisation, la coordination et le pilotage des moyens voir des missions qu’il déléguera aux commissions.

– Il valide avant diffusion toutes les informations (articles, courriers, réponses) à paraître sur le site internet de l’association avec accord du Président.

– Il rend compte en début de chaque CA des activités, courriers, dossiers, informations et communications nécessaires à la compréhension des dossiers par les membres du CA.

– Il est informé du sujet avant toutes représentations de l’association ; donne son avis, sa position et son mandat sur celles-ci. Tous mandatements avec des décisionnaires publics ou avec la presse se feront avec un minimum de deux membres désignés par le bureau. Un compte rendu sera réalisé ensuite aux membres du bureau et du CA.

– Les décisions urgentes devront être prises par contact (téléphone, mails ou sms) par la majorité des membres du bureau avec accord par mail au Président et information au CA.
– Lors d’un arbitrage le vote à main levée est à préférer.

Le Président
Le Président est investi du pouvoir de représenter l’association.

– Il ne prend pas les décisions seul et doit être habilité par le bureau ou le CA.
– Il soumet au conseil d’administration, au bureau, les orientations, les propositions, les démarches et actions qu’il envisage d’entreprendre.
– Le Président assure, ou tout autre membres désignés par le CA, les relations avec la DREAL ou autres service de l’État.

Le trésorier
– Il gère la trésorerie de l’association
– Il adresse les avis de cotisation, reçoit les chèques et les transmet à l’organisme bancaire. Il paye les sommes dues par l’association, qui ont été validées par le bureau et ne peut engager des dépenses que sur autorisation du bureau ou du CA.
– Il tient à jour les documents comptables (compte d’exploitation, livre de banque) et informe le bureau de l’état des comptes chaque trimestre ou à la demande du bureau ou du CA.
– Il rédige le rapport financier qui sera soumis à l’assemblée générale de l’association pour approbation. Il réalise chaque année la demande de subvention qui est proposée à la municipalité.

Le secrétaire
– Il gère le fichier des membres de l’association.
– Il réalise les comptes rendus des délibérations du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale.
– Suivant l’article 14 des statuts, il prépare les différentes formalités exigées par la loi lors des modifications des statuts.
– Il est chargé de l’envoi des convocations pour l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration et du bureau et rédige les comptes rendus correspondant permettant une bonne lecture des débats et les adresse après validation du Président aux adhérents.
– Il informe les adhérents des activités de l’association après accord du bureau.
– Il réalise la correspondance et les lettres adressées par l’association, en les faisant signer par le Président ou par lui suivant leur importance et selon ce qui a pu être décidé par le bureau. Les courriers doivent être validés par le bureau ou le CA suivant le cas et ne peuvent être adressés sans l’aval de ceux-ci.
– Il gère la mémoire écrite de l’association : comptes rendus, classement, conservation des dossiers, archives de l’association…

Commissions de l’association
– Elles agissent en accord et sous contrôle du CA et du bureau pour toutes les actions qu’elles entreprennent, ses membres sont désignés par le CA.
– Elles réalisent pour le bureau ou le CA les comptes rendus correspondants aux actions qu’elles mènent.

Site web
– Site d’information géré par un ou deux membres désignés par le CA.
– Avant mise en ligne, ces informations devront avoir eu la validation du bureau et du Président.

 

Règles de fonctionnement (article 10) établies à la demande de la majorité des membres du Conseil d’Administration le 1.12.2014 et le 21.01.2015. Validées lors de la réunion du CA du 3.02.2015.