CR du CA du 3 Février 2015

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Le 5 février 2015

Compte rendu du Conseil d’Administration du 3 février 2015

Étaient présents

Pour le Bureau : René Casses, Gérard Chaput, Jean-Louis Collignon, Christian Dangleterre, Francis Herrera

Absent excusé : Georges Forner

Pour le Conseil : Philippe Boistard, Dominique Coquery, Pascal Fontaine, Djimi Tsouladzé

Absent excusé : Robert Tant

Début de la réunion : 18 h

Ordre du jour : Approbation du projet de formulations des dispositions à intégrer dans le règlement intérieur concernant le fonctionnement collégial de l’association.

Avant d’entamer l’ordre du jour, le secrétaire demande que le bureau décide d’une date pour l’Assemblée Générale de cette année afin de pouvoir retenir une salle auprès de la Mairie. Avec accord des membres, la date retenue est le jeudi 2 avril, 18 h.

Le secrétaire rappelle l’objet de ce CA et indique que le projet de texte proposé par les membres désignés lors du précédent CA, joint à la convocation, devra être adopté définitivement lors de cette réunion.

Les membres décident d’approuver chaque paragraphe du texte au fur et à mesure de leur lecture.

Christian Dangleterre rappelle que ce texte qui modifie le règlement intérieur (RI) devra être adopté par l’assistance de l’Assemblée Générale et demande comment cela se pratiquera.

René Casses indique que cela ne posera pas de problème, que seuls les adhérent(e)s à jour de leurs cotisations pourront voter au vue du fichier adhérents et qu’une liste est établie pour émargement à leur arrivée. Les adhérent(e)s sont reçus comme chaque AG au moment d’entrer, signent la feuille de présence et pour ceux et celles qui n’auraient pas réglé leurs cotisations, ils ou elles pourront le faire à ce moment là.

Pour le comptage au moment du vote, Gérard Chaput propose que chaque adhérent à jour de sa cotisation puisse disposer d’un moyen visible de vote, petit carton par exemple.

Les membres sont d’accord sur ce principe.

Pour entamer le travail sur le texte, Dominique Coquery se propose alors de faire cette lecture article par article.

Chaque article composant ce projet de fonctionnement est ainsi apprécié, débattu, amendé et approuvé par les membres présents.

Cela concerne : le Conseil d’administration, le bureau, le Président, le trésorier, le secrétaire, les commissions de l’association, le site Web.

Conseil d’Administration : chapitre adopté en l’état.

Le bureau 

8è ligne était

devient

  • Il valide avant diffusion toutes les informations (articles, courriers, réponses) à paraître sur le site internet de l’association.

  • Il valide avant diffusion toutes les informations (articles, courriers, réponses) à paraître sur le site internet de l’association avec accord du Président.

11è ligne était

devient

  • Les décisions urgentes devront être prises par contact (téléphone, mails ou sms) par tous les membres du bureau avec confirmation par mail au Président et information au CA.

  • Les décisions urgentes devront être prises par contact (téléphone, mails ou sms) par la majorité des membres du bureau avec accord par mail au Président et information au CA.

À ce stade, Philippe Boistard intervient pour un éclaircissement concernant la prise de parole lors de réunion ou lors de discussions avec des interlocuteurs extérieurs. Il demande quel est le niveau de confidentialité à retenir.

Après quelques interventions et débats, il est retenu par les membres que les courriers, que les bulletins aux adhérents, les comptes rendu de CA et contenu du site web sont les éléments à prendre en compte pour établir une bonne représentation de l’association.

Francis Herrera précise que le texte en discussions aujourd’hui est réalisé spécifiquement pour une amélioration du fonctionnement de l’association, et non pas comme un carcan de l’expression de chacun au titre d’ARZF. Seul exigence, celle de rendre compte de ces interventions ou discussions au moment de nos réunions (bureau ou CA)

Après cela, le fil de l’ordre du jour se poursuit

Le Président 

1re ligne était

devient

  • Il ne prend pas les décisions seul et doit être habilité par le bureau ou le CA (suivant l’importance du sujet) pour toutes décisions importantes.

  • Il ne prend pas les décisions seul et doit être habilité par le bureau ou le CA.

ajouter une ligne :

  • Le Président assure, ou tout autre membre désigné par le CA, les relations avec la DREAL et autres services de l’état.

Le trésorier

3è ligne était

devient

  • Il tient à jour les documents comptables (compte d’exploitation, livre de banque) et les soumet à la demande du bureau ou du CA.

  • Il tient à jour les documents comptables (compte d’exploitation, livre de banque) et informe le bureau de l’état des comptes chaque trimestre ou à la demande du bureau ou du CA.

ajouter une ligne :

  • Il réalise chaque année la demande de subvention qui est proposée à la municipalité.

Le secrétaire

3è ligne était

devient

  • Effectue les différentes formalités exigées par la loi lors des modifications des statuts.

  • Suivant article 14 des statuts, il prépare les différentes formalités exigées par la loi lors des modifications des statuts.

  • Est chargé de l’envoi des convocations pour l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration et du bureau et rédige les comptes rendus correspondant permettant une bonne lecture des débats et les adresse après validation aux adhérents.

  • Est chargé de l’envoi des convocations pour l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration et du bureau et rédige les comptes rendus correspondant permettant une bonne lecture des débats et les adresse après validation du Président aux adhérents.

  • Réalise la correspondance et les lettres adressées par l’association, en les faisant signer par le Président ou par lui suivant leur importance et selon ce qui a pu être décidé par le bureau.

  • Réalise la correspondance et les lettres adressées par l’association, en les faisant signer par le Président ou par lui suivant leur importance et selon ce qui a pu être décidé par le bureau. Les courriers doivent être validés par le bureau ou le CA suivant le cas et ne peuvent être adressés sans l’aval de ceux-ci.

Supprimer :

Correspondances

Les courriers doivent être validés par le bureau ou le CA suivant le cas et ne peuvent être adressés sans l’aval de ceux-ci.

Commissions de l’association : chapitre adopté en l’état

Site web

2è ligne était

devient

  • Avant mise en ligne, ces informations devront avoir eu la validation du bureau.

  • Avant mise en ligne, ces informations devront avoir eu la validation du bureau et du Président.

Pour finaliser le travail, le texte est adopté dans son ensemble par les conseillers présents.

  • Il sera soumis au vote de l’Assemblée Générale pour être intégré au règlement intérieur.

  • Il est applicable dés sa connaissance par les membres du CA.

Christian Dangleterre demande qu’il y n’ait qu’un représentant de la Commission Technique qui soit habilité à être l’interlocuteur du service technique de la Mairie.

  • Cette proposition n’a pas été validée par le CA.

René Casses intervient en fin de séance pour indiquer que lors du prochain CA, il demandera le rattachement de Gérard Chaput à la Commission Technique compte tenu du travail qu’il accomplit depuis sa création pour apporter à celle-ci sa compétence et sa lecture des dossiers.

Pour conclure, le secrétaire rappelle la date du prochain CA : lundi 2 mars salle habituelle à La Peyrade.

Sujet principal : préparation de l’Assemblée Générale du 2 avril.

La séance est levée à 20 h. Le secrétaire

F. Herrera

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